Faktura korygująca to ważny dokument w działalności gospodarczej, szczególnie gdy zachodzi potrzeba poprawienia danych nabywcy na wcześniej wystawionej fakturze. Zdarza się, że na fakturze pojawią się błędne dane identyfikacyjne klienta, nieprawidłowy adres czy NIP. W takich sytuacjach niezbędne jest wystawienie faktury korygującej, która pozwoli na uporządkowanie dokumentacji księgowej i uniknięcie problemów podczas kontroli podatkowej.
Kiedy wystawić fakturę korygującą dane nabywcy?
Faktura korygująca dane nabywcy jest niezbędna w następujących sytuacjach:
- Błędnie wpisany NIP nabywcy
- Nieprawidłowa nazwa firmy lub dane osobowe klienta
- Błędny adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności
- Pomyłka w numerze REGON
- Brak wymaganych danych identyfikacyjnych nabywcy
- Całkowita zmiana nabywcy (np. gdy faktura została wystawiona na niewłaściwą firmę)
Pamiętaj, że fakturę korygującą dane nabywcy wystawia zawsze sprzedawca, a nie nabywca. W przypadku innych błędów formalnych (np. pomyłki w adresie sprzedawcy), to nabywca wystawia notę korygującą.
Niezbędne elementy faktury korygującej dane nabywcy
Prawidłowo wystawiona faktura korygująca dane nabywcy powinna zawierać:
1. Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”
2. Numer faktury korygującej (zgodny z przyjętą numeracją)
3. Datę wystawienia faktury korygującej
4. Dane sprzedawcy (niezmienione względem faktury pierwotnej)
5. Numer faktury pierwotnej, której dotyczy korekta
6. Datę wystawienia faktury pierwotnej
7. Błędne dane nabywcy (tak jak na fakturze pierwotnej)
8. Poprawne dane nabywcy
9. Przyczynę korekty (np. „korekta danych nabywcy”)
10. Podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury korygującej (opcjonalnie)
Jak krok po kroku wystawić fakturę korygującą dane nabywcy
Krok 1: Przygotowanie dokumentu
1. Wybierz odpowiedni szablon faktury korygującej (możesz skorzystać z programu księgowego, arkusza Excel lub edytora tekstu)
2. Umieść wyraźny nagłówek „FAKTURA KORYGUJĄCA”
3. Nadaj unikalny numer dokumentu zgodny z przyjętą w firmie numeracją
4. Wpisz aktualną datę wystawienia faktury korygującej
Krok 2: Uzupełnienie danych sprzedawcy i faktury pierwotnej
1. Wprowadź pełne dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP) – identyczne jak na fakturze pierwotnej
2. Wpisz numer faktury pierwotnej, której dotyczy korekta
3. Dodaj datę wystawienia faktury pierwotnej
4. Określ przycyzyjnie przyczynę korekty, np. „korekta danych nabywcy – błędny NIP”
Krok 3: Wprowadzenie danych nabywcy
1. W sekcji „Dane przed korektą” wpisz błędne dane nabywcy dokładnie tak, jak widnieją na fakturze pierwotnej
2. W sekcji „Dane po korekcie” wprowadź poprawne dane nabywcy
3. Upewnij się, że poprawne dane są kompletne i aktualne (nazwa, adres, NIP)
Ważne! W przypadku faktury korygującej dane nabywcy nie wprowadzasz żadnych zmian w zakresie towarów, usług, cen czy kwot podatku. Korekta dotyczy wyłącznie danych identyfikacyjnych nabywcy.
Krok 4: Finalizacja dokumentu
1. Sprawdź dokładnie wszystkie wprowadzone dane
2. Dodaj podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury (opcjonalnie)
3. Zapisz dokument w formie elektronicznej lub wydrukuj
4. Przekaż fakturę korygującą nabywcy (w tej samej formie, w jakiej została wystawiona faktura pierwotna)
Wzór faktury korygującej dane nabywcy – najważniejsze elementy
Poniżej przedstawiam schemat faktury korygującej dane nabywcy, który możesz wykorzystać jako podstawę do stworzenia własnego dokumentu:
„`
FAKTURA KORYGUJĄCA nr [numer]/[rok]
Data wystawienia: [aktualna data]
Sprzedawca:
[Pełna nazwa firmy]
[Adres]
NIP: [numer NIP]
Dotyczy faktury nr [numer faktury pierwotnej] z dnia [data faktury pierwotnej]
Przyczyna korekty: [np. błędny NIP nabywcy]
DANE NABYWCY PRZED KOREKTĄ:
[Błędna nazwa firmy/osoby]
[Błędny adres]
NIP: [Błędny NIP]
DANE NABYWCY PO KOREKCIE:
[Poprawna nazwa firmy/osoby]
[Poprawny adres]
NIP: [Poprawny NIP]
Niniejsza faktura korygująca dotyczy wyłącznie zmiany danych nabywcy.
Pozostałe elementy faktury pierwotnej pozostają bez zmian.
[Miejscowość], dnia [data wystawienia]
[Podpis osoby uprawnionej – opcjonalnie]
„`
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur korygujących dane nabywcy
Przy wystawianiu faktur korygujących dane nabywcy często popełniane są następujące błędy:
- Brak odniesienia do faktury pierwotnej (numeru i daty wystawienia)
- Nieprecyzyjne określenie przyczyny korekty
- Brak wyraźnego rozróżnienia danych przed i po korekcie
- Modyfikowanie innych elementów faktury (cen, ilości, stawek VAT)
- Nieprawidłowa numeracja dokumentu korygującego
- Wystawianie noty korygującej zamiast faktury korygującej (przy zmianie danych nabywcy)
Unikaj tych błędów, aby Twoja dokumentacja księgowa była prawidłowa i nie budziła wątpliwości podczas kontroli podatkowej.
Faktura korygująca a nota korygująca – kiedy stosować?
Wiele osób ma problem z rozróżnieniem, kiedy wystawić fakturę korygującą, a kiedy notę korygującą:
– Faktura korygująca – wystawiana przez sprzedawcę, gdy korekcie podlegają dane nabywcy, ceny, ilości towarów/usług, stawki VAT
– Nota korygująca – wystawiana przez nabywcę, gdy korekcie podlegają wyłącznie pomyłki dotyczące danych sprzedawcy, daty wystawienia, numeru faktury lub innych elementów formalnych (poza danymi nabywcy)
Pamiętaj! Jeśli błąd dotyczy danych nabywcy, zawsze wystawiasz fakturę korygującą, a nie notę korygującą. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT.
Terminy i obowiązki związane z fakturą korygującą dane nabywcy
Wystawiając fakturę korygującą dane nabywcy, pamiętaj o następujących kwestiach:
1. Fakturę korygującą należy wystawić niezwłocznie po wykryciu błędu
2. Dokument należy dostarczyć nabywcy w takiej samej formie, w jakiej dostarczono fakturę pierwotną
3. Korekta danych nabywcy nie wpływa na rozliczenie VAT (nie zmienia wartości sprzedaży ani podatku)
4. Fakturę korygującą należy przechowywać przez okres wymagany przepisami (obecnie 5 lat, licząc od końca roku podatkowego)
Prawidłowo wystawiona faktura korygująca dane nabywcy zapewnia porządek w dokumentacji księgowej i chroni przed potencjalnymi problemami podczas kontroli podatkowej. Stosując się do powyższych wskazówek, przygotujesz dokument zgodny z obowiązującymi przepisami i zaoszczędzisz sobie stresu związanego z ewentualnymi nieprawidłowościami w dokumentacji.
Pamiętaj, że aktualna i prawidłowa dokumentacja księgowa to nie tylko wymóg prawny, ale również podstawa zdrowego funkcjonowania każdej firmy. Regularne sprawdzanie poprawności wystawianych dokumentów pozwoli Ci uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości.