Digitalizacja, która z każdym rokiem przyspiesza coraz bardziej, znacznie ułatwia prowadzenie przedsiębiorstwa, a także pracę w nim. Szczególnie jeśli wziąć pod uwagę obieg dokumentów w firmie. Wielkie archiwa z potężnymi regałami i nieskończoną liczbą segregatorów powoli idą w odstawkę. A nawet jeśli konieczne jest trzymanie dokumentów w formie papierowej, mają one swoje cyfrowe odpowiedniki. Zalet takiego rozwiązania jest mnóstwo, a tworzą one ogromną korzyść w postaci usprawnienia wielu procesów, które zachodzą w firmie.
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest usprawnieniem, które sprawdzi się wszędzie. Niezależnie od tego, jaka jest branża czy wielkość przedsiębiorstwa. Liczba faktur kosztowych czy umów, które krążą po firmie w formie papierowej jest ogromna. Wprowadzając EOD, możesz zdigitalizować właściwie wszystkie dokumenty, tym samym ułatwiając pracę wszystkim, którzy na co dzień mają z nimi do czynienia.
Wdrożenie elektronicznego systemu umożliwi dostęp do dokumentów z każdego miejsca z dostępem do internetu. Oczywiście wgląd do dokumentacji będą miały tylko uprawnione osoby. W bardzo łatwy sposób możesz zarządzać dokumentami, wyszukiwać je oraz zintegrować program z innymi systemami, z których korzystasz w firmie. Takie rozwiązanie jest też niezwykle elastyczne, ponieważ funkcjonalność dostosujesz do zmieniających się potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Stojąc przed wyzwaniem wyboru i wdrożenia systemu EOD w firmie oceń, jakie są potrzeby organizacji. Czy firma potrzebuje prostego narzędzia, czy elektroniczny obieg dokumentów to zaledwie początek digitaliowanych procesów i powinieneń zainwestować w bardziej elastyczne, gotowe do rozbudowy rozwiązanie? Gdy wybierzesz odpowiedniego dostawcę i rozwiązanie, które spełnia wszystkie potrzeby organizacji, pora zacząć projekt.
Pierwszy etap polega na opracowaniu projektu EOD z firmą, która specjalizuje się we wdrażaniu takiego rozwiązania. Szczegółowa analiza całego dokumentacyjnego procesu, który zachodzi w Twoim przedsiębiorstwie, pomoże wypracować zakres funkcjonalności, jakich potrzebujesz.
Na bazie zdobytej wiedzy powstaje prototyp systemu. Dzięki temu zobaczysz, czy jest to rozwiązanie, którego potrzebujesz. Następnie program jest odpowiednio konfigurowany, a Ty w każdej chwili możesz zgłosić, jeśli pojawi się potrzeba modyfikacji. W końcu system ma być dostosowany do Twojej firmy.
Ostatnim etapem jest przeszkolenie wszystkich pracowników, dla których elektroniczny obieg dokumentów w firmie będzie codziennością. Dotyczy to zarówno użytkowników końcowych, jak i specjalistów IT.
Integracja EOD z innymi systemami
Nie musisz obawiać się integracji EOD z firmowymi systemami, z których korzystasz. Proces ten najczęściej jest niezbędny, ponieważ dwukierunkowa integracja z innymi narzędziami jest kluczowa, by system odpowiednio funkcjonował i przynosił firmie korzyści. EOD z łatwością zintegrujesz więc z systemami ERP, CRM oraz innymi rozwiązaniami.