Firma sprzedaje z zyskiem, a mimo to brakuje jej środków na kolejną dostawę. To możliwe, gdy pieniądze od klientów wpływają później, niż trzeba opłacić towary, pracowników i pozostałe rachunki. Wynik finansowy pomaga ocenić rentowność działalności. Nie pokazuje jednak sam w sobie, ile gotówki jest dostępne w danym tygodniu. Tę różnicę łatwo zobaczyć na uproszczonym przykładzie. Załóżmy, że towar kupiony za 30 tysięcy złotych firma sprzedaje za 50 tysięcy. Dostawcy musi zapłacić po dwóch tygodniach, a klientowi daje dwa miesiące na przelew. Marża nie wystarczy do zapłacenia zobowiązania: do czasu wpływu należności trzeba sfinansować zakup. Pomijamy tu podatki i pozostałe koszty, żeby pokazać sam wpływ terminów.
Większa sprzedaż może zwiększyć zapotrzebowanie na pieniądze
Jeśli takich zamówień będzie kilka naraz, wzrośnie suma wydatków poprzedzających wpływy. Do tego firma może utrzymywać zapas towaru na następne dostawy. Część środków pozostanie wtedy w magazynie, część w należnościach. Wzrost rentownej sprzedaży może więc przejściowo pogorszyć płynność.
Przed przyjęciem większego zlecenia dobrze zestawić terminy zakupu, realizacji i płatności. Warto wiedzieć, jakiej zaliczki można oczekiwać, ile środków potrzeba przed odbiorem i co się stanie, jeśli klient zapłaci później. Dopiero wtedy można ocenić, czy dostępna rezerwa wystarczy.
Dla osób podejmujących takie decyzje przydatne będą szkolenia z finansów. W ofercie BDO warto sprawdzić tematy związane z przepływami pieniężnymi i kapitałem obrotowym, zamiast wybierać zajęcia wyłącznie po nazwie.
W prognozie liczą się tygodnie
Prosty plan płynności zaczyna się od środków dostępnych na rachunkach. Do tej kwoty dodaje się spodziewane wpływy i odejmuje wydatki przypadające na kolejne tygodnie. Stan końcowy jednego tygodnia staje się początkiem następnego. Ważne, by konsekwentnie uwzględniać kwoty rzeczywiście płacone, w tym VAT tam, gdzie występuje, oraz osobno przewidywane rozliczenia z urzędem.
Wpływy dobrze podzielić według pewności otrzymania. Potwierdzony termin przelewu i nadzieja na sprzedaż to różne podstawy prognozy. Gdy odbiorca regularnie spóźnia się z płatnością, wpisanie umownej daty bez dodatkowego wariantu może dać zbyt optymistyczny obraz.
W planie muszą znaleźć się również raty, większe zakupy i rozliczenia podatkowe. Oferta zajęć podatkowych BDO jest dostępna pod adresem https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-podatkowe.html. Szczegółowe terminy i sposób rozliczenia trzeba ustalić dla danej firmy; przypadkowe przesunięcie dużej płatności w arkuszu może całkowicie zmienić prognozowane saldo.
Co zrobić, gdy wpływ nie przyjdzie
Podczas przeglądu prognozy trzeba sprawdzić różnice między oczekiwaniami a wykonaniem. Czy klient zapłacił mniej, czy przelew dotrze później? Czy dodatkowy wydatek jest jednorazowy? Osobie odpowiedzialnej za finanse potrzebna jest ta wiedza, zanim zdecyduje o kolejnych zakupach.
Z planowaniem i analizą odchyleń wiążą się szkolenia z controllingu. Sam sposób pracy można jednak zacząć od prostego rytmu: aktualizacji wpływów, sprawdzenia najbliższych zobowiązań i wskazania płatności wymagających kontaktu z klientem. Wówczas wiadomo, skąd wzięło się saldo w prognozie i na ile można na nim polegać.