Nowoczesne biuro rachunkowe musi posiadać rozwiązania informatyczne, które będą wspierać w wykonywaniu codziennych obowiązków. Finanse są obszarem działalności firmy, w jakim nie ma miejsca na żadne pomyłki. A kiedy zarządza się danymi finansowymi wielu firm, jak dzieje się to w przypadku biura rachunkowego, nabiera to dodatkowego znaczenia.
Specjalistyczne oprogramowanie jest niezbędne, by uniknąć błędów. Jednak podczas wyboru narzędzi warto zastanowić się również nad tym, żeby w jak najszerszym zakresie wspierało naszą codzienną pracę i pomogło usystematyzować przetwarzane dane.
Program dopasowany do przepisów
Przede wszystkim musimy zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie jest dostosowane do aktualnych przepisów. Każdy księgowy wie, że co jakiś czas dochodzą kolejne druki do wypełniania lub są zmiany w dotychczasowych. Zamiast ciągle śledzić, czy coś się nie zmieniło, można od razu zainwestować w takie oprogramowanie, które będzie na czas aktualizowane. To duża oszczędność czasu.
Automatyzacja i intuicyjne działanie
Dobry program księgowy powinien zautomatyzować wiele czynności. Gotowe wzory druków i intuicyjne działanie skróci przebieg wielu czynności. Jest to też sposób na uniknięcie błędów ludzkich.
Ponieważ przechowujemy dokumentację wielu klientów i każdego miesiąca przesyłają nam nowe dane, musimy zwrócić uwagę na to, by oprogramowanie pozwoliło je katalogować i sortować. Dostęp do nich musi być szybki. Możliwość przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej pozwala zaoszczędzić miejsce, zapobiega bałaganowi i ewentualnemu zniszczeniu dokumentów.
Pulpit klienta – dla wygody biura rachunkowego i kontrahentów
Oprócz tego bardzo wygodnym rozwiązaniem jest pulpit klienta, za pośrednictwem którego firmy będą przesyłać faktury i inne dokumenty. To też miejsce, w którym klient w razie potrzeby łatwo znajdzie swoje dokumenty księgowe bez konieczności bezpośredniego kontaktu z biurem. To przekłada się na lepszą jakość obsługi i dobrą ocenę biura.
Możliwość pracy zdalnej
Kiedy będziemy zastanawiać się nad tym, który program księgowy będzie dla nas odpowiedni, zwróćmy uwagę na to, czy pozwala na pracę poza biurem. Od kilku lat praca zdalna jest popularna. Oznacza dużą wygodę i elastyczność. Jest też wiele rozwiązań informatycznych, które ją ułatwiają. Decydując się na program księgowy z wersją mobilną, mamy dostęp do swojej bazy danych i wszystkich znajdujących się w niej dokumentów spoza siedziby firmy.
Integracja z ERP
Ciekawą opcją jest program księgowy będący jednym z modułów systemu ERP enova365. Posiada wszystkie wymienione wyżej funkcje. Jednocześnie ma szereg innych funkcjonalności, które docenimy. Więcej na jego temat można znaleźć na stronie https://www.enova.pl/branze/biura-rachunkowe/. Ponieważ można go modyfikować pod kątem potrzeb i charakteru działalności każdej firmy, w każdej organizacji może wyglądać nieco inaczej. Jednak zawsze usprawni zarządzanie, kontrolę, a tym samym zwiększy wydajność i efektywność.