Dokumentacja magazynowa stanowi ważny element prowadzenia działalności gospodarczej. Jednym z kluczowych dokumentów w tym obszarze jest dokument WZ, który pomaga w prawidłowej ewidencji towarów opuszczających magazyn. Właściwe wypełnianie i archiwizowanie tych dokumentów nie tylko usprawnia zarządzanie zapasami, ale również może być istotne podczas kontroli skarbowej. W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest dokument WZ, kiedy należy go stosować oraz jak poprawnie go wypełnić.
Czym jest dokument WZ i do czego służy?
Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru z magazynu. Jest to dowód wewnętrzny przedsiębiorstwa, który potwierdza fizyczne przemieszczenie towarów poza magazyn firmy. W praktyce biznesowej często nazywany jest również „wuzetką” lub „dokumentem wydania zewnętrznego”.
Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) – wewnętrzny dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru z magazynu przedsiębiorstwa, stanowiący podstawę do wystawienia faktury sprzedaży.
Dokument WZ pełni kilka istotnych funkcji w przedsiębiorstwie:
- Dokumentuje wydanie towaru – potwierdza, że określone produkty opuściły magazyn.
- Stanowi podstawę do wystawienia faktury – na podstawie WZ księgowość może przygotować fakturę sprzedaży.
- Pomaga w kontroli stanów magazynowych – umożliwia śledzenie ruchu towarów i aktualizację stanów magazynowych.
- Służy jako dowód w przypadku reklamacji – potwierdza, jakie dokładnie towary zostały wydane klientowi.
Kiedy należy wystawiać dokument WZ?
Dokument WZ wystawiany jest w kilku typowych sytuacjach biznesowych:
- Przy wydaniu towaru, gdy faktura będzie wystawiona później – np. przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności lub gdy faktury wystawiane są zbiorczo za określony okres.
- Przy przesunięciach międzymagazynowych – gdy towar jest przemieszczany między magazynami tego samego przedsiębiorstwa.
- Przy wydaniu towaru do konsygnacji – gdy towar jest przekazywany do sprzedaży komisowej.
- Przy dostawach częściowych – gdy realizujemy zamówienie w kilku dostawach, a fakturę wystawiamy po kompletnej realizacji.
Warto zaznaczyć, że wystawianie dokumentu WZ nie jest obowiązkowe z punktu widzenia przepisów podatkowych. Jednakże, z perspektywy prawidłowego zarządzania przedsiębiorstwem, prowadzenie takiej dokumentacji jest wysoce zalecane i stanowi element dobrej praktyki biznesowej, która może uchronić firmę przed wieloma problemami.
Elementy dokumentu WZ i ich znaczenie
Prawidłowo wypełniony dokument WZ powinien zawierać następujące elementy:
- Dane identyfikacyjne wystawcy – nazwa firmy, adres, NIP.
- Dane odbiorcy – nazwa firmy lub nazwisko osoby, adres, ewentualnie NIP.
- Numer dokumentu – unikalny identyfikator dokumentu WZ.
- Data wystawienia – dzień sporządzenia dokumentu.
- Data wydania towaru – dzień faktycznego wydania towaru z magazynu.
- Miejsce wydania – lokalizacja, z której towar został wydany.
- Specyfikacja towarów – lista wydanych produktów zawierająca:
- Nazwę towaru
- Jednostkę miary (szt., kg, m, itp.)
- Ilość
- Ewentualnie cenę jednostkową i wartość (opcjonalnie)
- Podpisy – osób odpowiedzialnych za wydanie i odbiór towaru.
Jak prawidłowo wypełnić dokument WZ – krok po kroku
Poprawne wypełnienie dokumentu WZ wymaga uwzględnienia wszystkich istotnych informacji. Poniżej przedstawiamy szczegółową instrukcję:
1. Nagłówek dokumentu
Rozpocznij od wypełnienia górnej części dokumentu:
- Wpisz numer dokumentu WZ (zazwyczaj w formacie WZ/rok/miesiąc/numer)
- Podaj datę wystawienia dokumentu
- Określ miejsce wydania towaru
- Wpisz datę faktycznego wydania towaru (może być tożsama z datą wystawienia)
2. Dane stron
W odpowiednich polach umieść:
- Pełne dane wystawcy (sprzedawcy) – nazwa firmy, adres, NIP
- Pełne dane odbiorcy – nazwa firmy lub nazwisko, adres, ewentualnie NIP
3. Specyfikacja towarów
W tabeli umieść szczegółowe informacje o wydawanych towarach:
- Lp. – numer porządkowy pozycji
- Nazwa towaru – dokładne określenie wydawanego produktu
- Jednostka miary – określenie jednostki (szt., kg, m, itp.)
- Ilość – liczba wydawanych jednostek
- Opcjonalnie: cena jednostkowa i wartość łączna
4. Podpisy i pieczątki
Na końcu dokumentu powinny znaleźć się:
- Podpis osoby wydającej towar
- Podpis osoby odbierającej towar
- Ewentualnie pieczątki firmowe
Choć przepisy nie wymagają bezwzględnie podpisu odbiorcy na dokumencie WZ, jego uzyskanie stanowi dodatkowe zabezpieczenie w przypadku ewentualnych sporów dotyczących dostawy. Warto poświęcić chwilę na dopilnowanie tej formalności, która może uchronić firmę przed problemami w przyszłości.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu dokumentów WZ
Podczas wypełniania dokumentów WZ przedsiębiorcy często popełniają następujące błędy, których należy się wystrzegać:
- Brak numeracji lub nieprawidłowa numeracja – każdy dokument WZ powinien mieć unikalny numer, co ułatwia jego identyfikację i archiwizację.
- Niepełne dane kontrahenta – pomijanie istotnych informacji o odbiorcy może utrudnić późniejsze wystawienie faktury oraz kontakt w razie potrzeby.
- Niedokładny opis towarów – zbyt ogólnikowe określenie wydawanych produktów może prowadzić do nieporozumień z klientem i problemów przy reklamacjach.
- Brak podpisów – dokument bez podpisu osoby wydającej i odbierającej towar traci część swojej wartości dowodowej.
- Niezgodność z faktycznym stanem – ilości wpisane w dokumencie WZ powinny dokładnie odpowiadać faktycznie wydanym towarom, aby uniknąć rozbieżności w stanach magazynowych.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów WZ
Choć przepisy podatkowe nie określają wprost okresu przechowywania dokumentów WZ, zaleca się ich archiwizację przez co najmniej 5 lat, czyli przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dokumenty te mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności i integralności.
W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją magazynową, które umożliwiają nie tylko wystawianie dokumentów WZ, ale również ich automatyczną archiwizację i powiązanie z innymi dokumentami, takimi jak faktury czy zamówienia. Takie rozwiązania znacząco usprawniają procesy magazynowe i zmniejszają ryzyko popełnienia błędów.
Prawidłowo wypełniony i zarchiwizowany dokument WZ stanowi istotny element dokumentacji przedsiębiorstwa, ułatwiający zarządzanie magazynem, rozliczenia z klientami oraz ewentualne kontrole podatkowe. Systematyczne i dokładne prowadzenie tej dokumentacji może zaoszczędzić firmie wielu problemów i nieporozumień, zarówno w relacjach z klientami, jak i z organami kontrolnymi. Warto zatem zadbać o jego poprawność i kompletność, traktując to jako inwestycję w bezpieczeństwo i sprawność funkcjonowania przedsiębiorstwa.