Sygnatura akt to nie jest przypadkowy ciąg znaków. To precyzyjny „adres” sprawy w sądzie, bez którego trudno cokolwiek załatwić. Bez sygnatury trudno sprawdzić termin rozprawy, złożyć pismo do odpowiedniego wydziału czy ustalić, na jakim etapie jest postępowanie. W praktyce większość problemów w kontakcie z sądem zaczyna się od jednego pytania: „Jaka jest sygnatura akt?”. Poniżej krok po kroku, w możliwie prosty sposób, omówione są sposoby sprawdzenia sygnatury – zarówno w sądzie, jak i przez internet.
Czym właściwie jest sygnatura akt
Sygnatura akt to wewnętrzne oznaczenie sprawy, nadawane w sądzie w momencie jej zarejestrowania. Zawiera zwykle:
- numer porządkowy sprawy w danym roku,
- symbol repertorium (np. C, K, III Kp),
- rok zarejestrowania sprawy,
- oznaczenie wydziału lub sądu (np. II Cz 123/23, III K 45/22).
Taki zapis pozwala sądowi szybko odnaleźć akta w systemie i w archiwum. Dla osoby, która pierwszy raz ma kontakt z sądem, wygląda to jak szyfr, ale w rzeczywistości jest to dość logiczny system.
Przykładowo sygnatura II C 345/23 może oznaczać: wydział II (np. cywilny), repertorium „C” (sprawa cywilna), kolejny numer 345 w roku 2023. Wiedza o tym, co oznaczają poszczególne fragmenty, pomaga później, gdy trzeba samodzielnie odnaleźć sprawę w różnych systemach.
Najprościej: sygnatura akt to „PESEL” sprawy. Bez niej sąd widzi tylko nazwiska, a z nią – konkretną teczkę z dokumentami.
Kiedy sygnatura akt jest potrzebna
Sygnatura akt przydaje się przy niemal każdym kontakcie z sądem. Szczególnie wtedy, gdy:
- trzeba sprawdzić termin rozprawy lub jej salę,
- planowane jest złożenie pisma procesowego (pozew, wniosek, odwołanie),
- konieczne jest uzyskanie odpisu wyroku lub zaświadczenia ze sprawy,
- sprawdzany jest aktualny etap postępowania (czy wyrok się uprawomocnił, czy wysłano odpis itp.).
Sygnaturę widać zazwyczaj w lewym górnym rogu pism z sądu (nakaz zapłaty, wezwanie na rozprawę, wyrok). Problem zaczyna się wtedy, gdy dokument został zgubiony albo sprawa była dawno i nikt nie pamięta, jak ją oznaczono. Wtedy trzeba tę sygnaturę po prostu ustalić – w sądzie lub online.
Jak sprawdzić sygnaturę akt w sądzie stacjonarnie
Najbardziej „tradycyjna” metoda to wizyta w sądzie. Wbrew pozorom nie zawsze wymaga ona znajomości sygnatury już na wejściu. Czasem wystarczą dane osobowe i przybliżony opis sprawy.
Biuro Obsługi Interesanta – pierwszy punkt kontaktu
W większości sądów działa Biuro Obsługi Interesanta (BOI). To miejsce, do którego najlepiej skierować się w pierwszej kolejności. Pracownicy BOI nie podejmują decyzji w sprawie, ale pomagają:
- ustalić, w którym wydziale toczy się lub toczyła się sprawa,
- wypełnić wniosek o udzielenie informacji,
- skontaktować się z właściwym sekretariatem wydziału.
Do ustalenia sygnatury przydają się:
- imię i nazwisko (lub nazwę firmy) stron postępowania,
- PESEL albo NIP/KRS (jeśli znane),
- rodzaj sprawy (np. rozwód, zapłata, sprawa karna o kradzież),
- przybliżona data wszczęcia sprawy lub ostatniej rozprawy.
Na tej podstawie pracownik BOI może wskazać odpowiedni wydział i często od razu przekazać informację o sygnaturze lub przynajmniej zawęzić poszukiwania do jednego sekretariatu.
Sprawdzenie sygnatury w sekretariacie wydziału
Jeżeli wiadomo już, w którym wydziale znajduje się sprawa (np. II Wydział Cywilny, III Wydział Karny), kolejnym krokiem jest kontakt z sekretariatem tego wydziału. Sekretariat ma dostęp do systemu repertoriów, gdzie wyszukuje się sprawy po nazwiskach, numerach PESEL, a czasem także po dacie rozprawy.
Należy liczyć się z tym, że:
- pracownik sekretariatu może poprosić o dokument tożsamości,
- w sprawach niejawnych (np. rodzinnych, niektórych karnych) udzielenie informacji będzie ograniczone tylko do stron postępowania i pełnomocników,
- w starszych sprawach archiwalnych konieczne bywa złożenie pisemnego wniosku o wyszukanie akt.
Po odnalezieniu akt w systemie, sekretariat może przekazać sygnaturę ustnie, zapisać ją na kartce albo wskazać, gdzie jest widoczna w korespondencji sądowej. W niektórych sądach udzielanie informacji ogranicza się do danych podstawowych (sygnatura, stan sprawy, najbliższy termin).
Sprawdzenie sygnatury akt online
Coraz więcej sądów udostępnia informacje o sprawach w internecie. Nie zawsze da się ustalić sygnaturę wyłącznie online, ale w wielu przypadkach jest to możliwe lub przynajmniej ułatwia dalszy kontakt z sądem.
Portal Informacyjny Sądów Powszechnych
Najważniejszym narzędziem jest Portal Informacyjny Sądów Powszechnych (tzw. e-portal). Działa on w oparciu o rejestrację użytkownika i nadanie mu dostępu do konkretnych spraw. Procedura w uproszczeniu wygląda tak:
- Rejestracja konta użytkownika na portalu właściwego sądu.
- Potwierdzenie tożsamości (np. w sądzie lub za pomocą środków elektronicznych, jeśli sąd to udostępnia).
- Powiązanie konta z konkretną sprawą – zwykle na podstawie danych z sądu (np. po złożeniu wniosku, pełnomocnictwa, pierwszego pisma).
Tu pojawia się pewien paradoks: żeby dodać sprawę do konta, zazwyczaj trzeba znać przynajmniej podstawowe dane o niej, często także sygnaturę. W efekcie portal najlepiej sprawdza się u osób, które:
- mają już jakiekolwiek pismo z sądu z sygnaturą,
- są pełnomocnikami (adwokat, radca prawny),
- uczestniczą na bieżąco w postępowaniu.
Natomiast gdy sygnatura jest nieznana, portal bywa pomocny bardziej pośrednio – po założeniu konta i nadaniu uprawnień do sprawy, sygnatura jest widoczna przy jej szczegółach. Wtedy można ją wykorzystać we wszystkich kolejnych kontaktach z sądem.
Inne wyszukiwarki i systemy elektroniczne
W niektórych typach spraw sygnaturę można ustalić przez wyszukiwarki publiczne, ale działają one w ograniczonym zakresie. Najczęściej spotykane są:
- e-Sąd (Lublin) – w sprawach o elektroniczny nakaz zapłaty (EPU). Po zalogowaniu do systemu i podaniu numeru sprawy lub identyfikatora płatności można pozyskać dane, w tym sygnaturę. Nie zadziała to jednak bez wcześniejszej rejestracji i znajomości podstawowych informacji.
- Rejestry gospodarcze (np. KRS) – tu sygnatury dotyczą postępowań rejestrowych, a wyszukiwanie odbywa się po numerze KRS albo nazwie podmiotu. Można dzięki temu ustalić, jak oznaczono sprawy o wpis czy zmianę w rejestrze.
- Publiczne listy terminów rozpraw – niektóre sądy publikują dzienne wokandy z nazwiskami stron i sygnaturami. Jeśli wiadomo, w jakim dniu była rozprawa i w którym sądzie, można spróbować odnaleźć sprawę przez wykaz wokand.
Trzeba jednak pamiętać, że wiele kategorii spraw (szczególnie rodzinnych, dotyczących nieletnich czy ochrony zdrowia psychicznego) jest z założenia niejawnych. W takich przypadkach sygnatury zazwyczaj nie pojawiają się w wyszukiwarkach dostępnych publicznie.
Sprawdzenie sygnatury akt przez telefon lub pismo
Jeżeli nie ma możliwości osobistego stawiennictwa w sądzie, pozostają jeszcze dwie drogi: kontakt telefoniczny oraz złożenie pisemnego wniosku.
Przez telefon można uzyskać informację od BOI lub sekretariatu, ale trzeba liczyć się z ograniczeniami. Najczęściej podawane są wyłącznie dane o charakterze technicznym (sygnatura, termin rozprawy, wydział), a nie treść rozstrzygnięć. Pracownik może też poprosić o podanie:
- dokładnych danych osobowych,
- numeru PESEL,
- daty urodzenia,
- przybliżonego okresu, w którym sprawa toczyła się w sądzie.
Bardziej formalnym, ale też często skuteczniejszym sposobem jest złożenie pisemnego wniosku o udzielenie informacji o sygnaturze akt. Można to zrobić:
- listownie,
- przez ePUAP (pismo ogólne do sądu),
- osobiście w biurze podawczym.
We wniosku warto podać jak najwięcej danych identyfikujących sprawę, np. „sprawa o rozwód Jana Kowalskiego z Anną Kowalską, Sąd Okręgowy w X, postępowanie wszczęte około 2019 roku”. Sąd po wyszukaniu akt odpisze, podając sygnaturę oraz – w zależności od zakresu wniosku – podstawowe informacje o sprawie.
Ograniczenia dostępu i typowe problemy
Nie każdą sygnaturę da się ustalić od ręki i nie każdemu. Obowiązują tu zasady ochrony danych i tajemnicy postępowania. W praktyce oznacza to, że:
- w sprawach rodzinnych (np. rozwody, kontakty z dziećmi) informacje udzielane są co do zasady tylko stronom i ich pełnomocnikom,
- w sprawach karnych część danych może być niedostępna na etapie postępowania przygotowawczego lub w przypadku niektórych kategorii przestępstw,
- osoba całkowicie postronna, bez interesu prawnego, może nie otrzymać żadnych szczegółów, poza ogólną informacją, że sąd takich danych nie udziela.
Częstym problemem jest także nieścisłość w podawanych danych. Jeśli ktoś pamięta tylko, że „sprawa była w 2015 albo 2016 roku, gdzieś w Warszawie”, wyszukanie akt może być bardzo trudne. Stąd warto przed kontaktem z sądem zgromadzić wszystko, co choć trochę zawęzi poszukiwania: stare maile, potwierdzenia nadania pism, przelewy kosztów sądowych, numery pism komorniczych.
Im precyzyjniej opisane są dane dotyczące sprawy (daty, sąd, rodzaj postępowania), tym szybciej można dojść do sygnatury akt – zwłaszcza w dużych miastach, gdzie jednocześnie toczą się tysiące podobnych spraw.
Jak „naukowo” czytać sygnaturę akt
Na koniec warto uporządkować sam sposób czytania sygnatur, bo działa tu dość przejrzysta, „matematyczna” logika. Typowy wzór sygnatury to:
II C 345/23 lub III K 78/22
Można to rozłożyć na cztery elementy:
- Cyfra rzymska – numer wydziału (np. I, II, III). To wskazuje, w którym wydziale sądu leżą akta.
- Litera/litery – symbol repertorium, czyli typu sprawy (np. C – cywilna, K – karna, Nc – nakazowa). Każdy sąd korzysta z podobnych, choć czasem nieco różniących się zestawów oznaczeń.
- Numer kolejny – porządkowy numer sprawy w danym repertorium i roku (np. 345).
- Rok – zazwyczaj w formacie „/23” (czyli 2023 rok).
Stąd widać, że sygnatura nie jest zbiorem przypadkowych znaków, ale uporządkowanym, ścisłym systemem kodowania informacji. Znając jej budowę, łatwiej:
- upewnić się, że zapis jest poprawny (literówka w numerze lub symbolu może oznaczać zupełnie inną sprawę),
- zorientować się, czy chodzi o sprawę cywilną, karną, gospodarczą itp.,
- od razu trafić do właściwego wydziału sądu.
Jeżeli w dokumentach pojawiają się różne sygnatury (np. II Cz 12/22 na postanowieniu i II C 345/21 na wyroku), nie jest to błąd. Często jedna sprawa główna (np. II C 345/21) generuje dodatkowe postępowania incydentalne, które mają własne sygnatury (np. II Cz 12/22 – zażalenie).
Podsumowując: sygnatura akt to podstawowy identyfikator sprawy sądowej. Jeśli nie jest znana, można ją ustalić – najlepiej zaczynając od BOI lub sekretariatu, a w razie potrzeby korzystając z kontaktu telefonicznego, pisemnego oraz narzędzi internetowych. Im więcej konkretów o sprawie uda się zgromadzić przed kontaktem z sądem, tym krótsza droga do odnalezienia właściwej sygnatury.