Standardowa sytuacja wygląda tak: faktury wystawiają firmy, osoby prywatne – nie. W praktyce coraz częściej pojawiają się jednak jednorazowe zlecenia, drobne usługi, sprzedaż używanych rzeczy i wtedy pojawia się pytanie: „czy jako osoba prywatna mogę wystawić fakturę?”. Prawidłowa odpowiedź wymaga rozróżnienia kilku pojęć: czym jest działalność gospodarcza, kto jest podatnikiem VAT i kiedy urząd skarbowy uzna jednorazową sprzedaż za biznes. Poniżej zestawienie najważniejszych wyjątków i ograniczeń, żeby bezpiecznie rozliczyć przychód i nie „obudzić się” z zaległościami podatkowymi. Chodzi nie tylko o sam dokument, ale o to, jakie skutki podatkowe wywołuje jego wystawienie.
Czy osoba prywatna może wystawić fakturę – punkt wyjścia
Polskie przepisy nie zakazują wprost osobie prywatnej „wystawienia faktury” jako dokumentu. Problem w tym, że prawdziwa faktura VAT może pochodzić wyłącznie od podatnika VAT, czyli kogoś, kto wykonuje działalność gospodarczą (niekoniecznie zarejestrowaną w CEIDG, ale faktycznie gospodarczą).
Jeżeli osoba fizyczna nie prowadzi działalności i sprzedaje coś okazjonalnie (np. prywatny laptop, rower, meble), to w sensie podatkowym działa jako osoba prywatna, a nie przedsiębiorca. W takim przypadku podstawą jest zwykle umowa kupna-sprzedaży, a nie faktura. Samo „napisanie na kartce faktura” nie czyni z dokumentu faktury w rozumieniu ustawy o VAT.
Najważniejsze: fakturę VAT w rozumieniu przepisów wystawia podatnik prowadzący działalność gospodarczą. Osoba prywatna co do zasady dokumentuje transakcje umową albo rachunkiem do umowy cywilnoprawnej, a nie fakturą.
Osoba prywatna a działalność gospodarcza w oczach fiskusa
Kluczowe jest zrozumienie, kiedy urząd skarbowy uzna, że pojawiła się działalność gospodarcza, nawet jeśli nie ma formalnej rejestracji w CEIDG. Ustawy podatkowe definiują działalność gospodarczą jako działalność zarobkową wykonywaną w sposób zorganizowany i ciągły.
W praktyce oznacza to, że:
- pojedyncza sprzedaż używanej rzeczy z majątku prywatnego – nie jest działalnością,
- regularna sprzedaż, zakupy „pod dalszą odsprzedaż”, szukanie klientów – może zostać uznane za działalność, nawet bez rejestracji.
Jeśli coś wygląda jak biznes, działa jak biznes i zarabia jak biznes, fiskus ma pełne prawo potraktować to jako działalność gospodarczą. A wtedy pojawia się obowiązek rejestracji, podatków i – co istotne – dopiero wtedy wchodzi w grę legalne wystawianie faktur.
Drobne zlecenia i prace „na boku”: faktura czy rachunek?
Częsta sytuacja: ktoś prosi o wykonanie projektu graficznego, napisanie tekstu, zrobienie strony internetowej, a na koniec mówi: „potrzebuję faktury”. To moment, w którym pojawia się ryzyko.
Umowa o dzieło / umowa zlecenia zamiast faktury
Jeżeli brak działalności gospodarczej, najbezpieczniejszą formą rozliczenia jest umowa cywilnoprawna (umowa o dzieło lub umowa zlecenia). Zlecający (firma lub osoba prywatna) zawiera umowę, a do niej wystawiany jest rachunek do umowy, a nie faktura.
Różnica jest istotna:
- faktura – dokumentuje czynności przedsiębiorcy, wiąże się z VAT (czynny lub zwolniony),
- rachunek do umowy – dokumentuje wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej, rozliczane w PIT (zaliczka pobierana przez płatnika lub samodzielnie).
Pod względem księgowym firma otrzymująca rachunek do umowy może ten wydatek zaliczyć w koszty, nawet jeśli nie jest to faktura. Po stronie wykonawcy pojawia się przychód z działalności wykonywanej osobiście, a nie działalności gospodarczej.
Wystawienie „faktury” bez działalności, tylko po to, żeby zleceniodawca miał dokument, bywa interpretowane jako prowadzenie działalności „na czarno”. I to jest realne ryzyko podatkowe.
Działalność nierejestrowana a wystawianie dokumentów
Od kilku lat istnieje działalność nierejestrowana (nierejestrowana działalność gospodarcza). Można ją prowadzić, jeśli:
- miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia brutto,
- w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadzono zarejestrowanej działalności.
W ramach takiej działalności wolno sprzedawać towary lub usługi, rozliczając przychód w zeznaniu rocznym (PIT-36). Pojawia się pytanie: czy w takiej formule można wystawiać faktury?
Formalnie osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, ale może być podatnikiem VAT zwolnionym (zwykle z mocy ustawy do określonego limitu obrotów). Jeśli powstanie obowiązek w VAT (np. ze względu na rodzaj usług), konieczne będzie zgłoszenie jako podatnik VAT (formularz VAT-R), mimo braku wpisu w CEIDG.
W praktyce, przy działalności nierejestrowanej, wystawia się zwykle rachunki / dowody sprzedaży. Niektóre programy księgowe pozwalają wygenerować dokument nazwany „faktura”, ale wtedy muszą być spełnione warunki podatnika VAT (czynnego lub zwolnionego) i odpowiednie oznaczenia.
Sprzedaż rzeczy używanych z majątku prywatnego
Sprzedaż prywatnych rzeczy na portalach typu OLX, Vinted czy Marketplace to codzienność. W tym obszarze obowiązują inne zasady niż przy profesjonalnym handlu.
Jeżeli sprzedawany jest majątek prywatny, który nie był kupiony z zamiarem dalszej odsprzedaży, a sprzedaż ma charakter okazjonalny, wtedy:
- nie ma obowiązku rejestracji działalności,
- zwykle nie ma obowiązku wystawiania faktury,
- wystarczy prosta umowa kupna-sprzedaży (papierowa lub w formie potwierdzenia przelewu z opisem).
Nabywca będący firmą może chcieć „faktury”, ale z punktu widzenia przepisów osoba prywatna nie ma obowiązku jej wystawienia i zazwyczaj nie ma do tego podstaw. Próba tworzenia „faktur” na sprzedaż prywatnych rzeczy, powtarzana wielokrotnie, może wzbudzić zainteresowanie urzędu skarbowego, który uzna, że faktycznie prowadzony jest handel.
Silne, powtarzalne obroty na portalach sprzedażowych, połączone z „wystawianiem faktur”, to klasyczny sygnał dla fiskusa, że osoba prywatna prowadzi faktyczną działalność handlową bez rejestracji.
Najczęstsze błędy przy „fakturach od osób prywatnych”
W praktyce pojawia się kilka schematów, które potrafią skończyć się kontrolą i zaległością podatkową.
„Pożyczenie” faktury od znajomego przedsiębiorcy
Częsty pomysł: znajomy ma firmę, więc „wystawi fakturę za mnie”, a później odda pieniądze. Dla podatków to bardzo ryzykowne rozwiązanie.
Z perspektywy urzędu skarbowego sytuacja wygląda tak:
- przedsiębiorca wykazuje przychód (bo wystawił fakturę),
- osoba prywatna faktycznie wykonała usługę lub sprzedała towar,
- pojawia się fikcyjne „kosztowe” rozliczanie między sobą.
Taki schemat może zostać uznany za pozorne rozliczenie, mające na celu zaniżenie podatków. W razie kontroli urząd może zakwestionować koszty, nałożyć odsetki i – w skrajnym przypadku – potraktować transakcję jako oszustwo podatkowe.
Wystawianie „faktur” w pliku Word
Drugi klasyczny błąd: brak działalności, ale powstaje dokument nazwany „faktura”, z numerem, NIP-em zleceniodawcy i kwotą brutto. Z punktu widzenia ustawy o VAT nie jest to faktura, bo wystawiający nie działa jako podatnik VAT.
Problemy pojawiają się po obu stronach:
- zleceniobiorca – ryzyko uznania, że prowadzi działalność gospodarczą,
- zleceniodawca – ryzyko, że dokument zostanie zakwestionowany jako podstawa do zaliczenia wydatku w koszty.
Bezpieczniej zawrzeć umowę cywilnoprawną, wystawić rachunek do umowy i rozliczyć PIT zgodnie z przepisami. Dla firmy to nadal koszt, choć bez odliczenia VAT, jeśli sprzedawca nie jest podatnikiem VAT.
Kiedy osoba prywatna staje się podatnikiem VAT
Teoretycznie nawet osoba bez wpisu w CEIDG może być podatnikiem VAT, jeżeli wykonuje samodzielnie działalność zarobkową o charakterze gospodarczym. Ustawa o VAT ma własną definicję działalności gospodarczej, zbliżoną, ale nie identyczną z definicją z ustawy o PIT.
W praktyce oznacza to, że:
- przy jednorazowej, okazjonalnej czynności – zwykle nie powstaje obowiązek w VAT,
- przy powtarzalnych, zorganizowanych działaniach – urząd może uznać, że pojawił się podatnik VAT, a wraz z nim obowiązek rejestracji i wystawiania faktur.
Jeśli rodzaj wykonywanych usług wymaga rejestracji do VAT (np. część usług doradczych, prawniczych), wtedy wystarczy nawet niska skala działalności, żeby powstał obowiązek zgłoszenia VAT-R. W takiej sytuacji osoba fizyczna staje się podatnikiem VAT, może – a często musi – wystawiać faktury. Zwykle jednak w praktyce łączy się to z formalnym rozpoczęciem działalności gospodarczej.
Jak bezpiecznie rozliczać się bez działalności gospodarczej
Jeżeli przychód jest okazjonalny lub dopiero trwa testowanie pomysłu na biznes, warto działać w sposób, który minimalizuje ryzyko podatkowe, zamiast „na siłę” wystawiać faktury.
Bezpieczniejsze rozwiązania to m.in.:
- Umowy cywilnoprawne (dzieło / zlecenie) – gdy ktoś zleca konkretną pracę lub usługę. Wynagrodzenie dokumentowane rachunkiem, a podatek pobiera zleceniodawca (jeśli jest płatnikiem) lub rozlicza się samodzielnie.
- Umowy kupna-sprzedaży – przy sprzedaży rzeczy z majątku prywatnego. Dobrze opisać przedmiot, datę, kwotę i strony transakcji.
- Działalność nierejestrowana – gdy sprzedaż zaczyna nabierać regularności, ale przychody są jeszcze niewielkie. Wymaga prowadzenia prostego rejestru sprzedaży i rozliczenia w PIT.
- Formalne założenie działalności – gdy współpraca z klientami wymaga faktur VAT i widać, że to już stałe źródło przychodu, a nie jednorazowy strzał.
W każdym z tych wariantów dokument może wyglądać bardzo podobnie do „faktury” (dane stron, opis usługi, kwota), ale różnić się będzie podstawą prawną i konsekwencjami podatkowymi. I to jest sedno sprawy: nie nazwa dokumentu decyduje o jego skutkach, tylko to, jaki jest rzeczywisty charakter działalności.
Podsumowanie: faktura to nie tylko kartka z nagłówkiem
Osoba prywatna technicznie może stworzyć dokument nazwany „faktura”, ale z perspektywy prawa podatkowego fakturę VAT wystawia podatnik prowadzący działalność gospodarczą. Każda próba obchodzenia tego faktu – np. jednorazowe „wystawienie faktury bez firmy”, pożyczanie NIP-u znajomego przedsiębiorcy czy powtarzalne „fakturowanie” sprzedaży prywatnych rzeczy – niesie realne ryzyko problemów z urzędem skarbowym.
Bez działalności gospodarczej lepiej sięgać po umowy cywilnoprawne, rachunki i umowy kupna-sprzedaży, a w razie rozwoju zarobkowania rozważyć działalność nierejestrowaną lub rejestrację firmy. W efekcie nie ma potrzeby „kombinowania” z fakturami, a rozliczenia są czytelne zarówno dla zleceniodawcy, jak i dla fiskusa.