Refaktura to dokument, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. Kiedy możemy ją wystawić? Jakie elementy musi zawierać? Jak prawidłowo ją przygotować, by uniknąć problemów z organami podatkowymi? W tym poradniku krok po kroku wyjaśnię, czym jest refaktura, kiedy warto ją zastosować oraz jak poprawnie ją wystawić, by spełniała wszystkie wymogi prawne.
Czym jest refaktura i kiedy ją stosować?
Refaktura to dokument, który wystawiamy, gdy przenosimy koszty zakupionych wcześniej towarów lub usług na inny podmiot. Najprościej mówiąc, refakturujemy wtedy, gdy najpierw my płacimy za coś, a później chcemy obciążyć tym kosztem kogoś innego.
Typowe sytuacje, w których stosujemy refaktury:
– Refakturowanie mediów (prąd, gaz, woda) na najemcę
– Przenoszenie kosztów transportu na klienta
– Obciążanie klienta dodatkowymi usługami, które kupiliśmy od podwykonawcy
– Refakturowanie kosztów eksploatacyjnych w wynajmowanym lokalu
Pamiętaj! Refaktura nie jest zwykłym przepisaniem faktury pierwotnej. To nowy dokument księgowy, który musi spełniać określone wymogi formalne.
Niezbędne elementy refaktury
Refaktura, podobnie jak standardowa faktura VAT, musi zawierać określone elementy wymagane przez przepisy. Oto lista obowiązkowych danych:
1. Numer i data wystawienia refaktury
2. Dane sprzedawcy (twojej firmy) i nabywcy
3. Data sprzedaży lub zakończenia usługi
4. Nazwa towaru lub usługi – powinna odpowiadać nazwie z faktury pierwotnej
5. Jednostka miary i ilość towarów/usług
6. Cena jednostkowa netto
7. Wartość sprzedaży netto
8. Stawka podatku VAT
9. Kwota podatku VAT
10. Wartość sprzedaży brutto
11. Informacja, że dokument jest refakturą
12. Odniesienie do faktury pierwotnej (numer i data wystawienia)
Ważne! Na refakturze zawsze zaznacz, że jest to „REFAKTURA” oraz podaj numer faktury pierwotnej, na podstawie której ją wystawiasz.
Jak poprawnie wystawić refakturę – krok po kroku
Prawidłowe wystawienie refaktury wymaga przestrzegania określonej procedury. Oto instrukcja krok po kroku:
1. **Zbierz niezbędne dokumenty** – przygotuj fakturę pierwotną, na podstawie której będziesz wystawiać refakturę.
2. **Wybierz odpowiedni program do fakturowania** – większość programów księgowych posiada funkcję wystawiania refaktur.
3. **Utwórz nowy dokument** – w programie księgowym wybierz opcję „Wystaw nową fakturę” lub podobną.
4. **Oznacz dokument jako refakturę** – w tytule lub w treści dokumentu wyraźnie zaznacz, że jest to refaktura.
5. **Wprowadź dane nabywcy** – wpisz dane podmiotu, na którego refakturujesz koszty.
6. **Przepisz przedmiot sprzedaży** – skopiuj z faktury pierwotnej nazwę towaru lub usługi, zachowując jej oryginalny opis.
7. **Ustal datę sprzedaży** – powinna być taka sama jak na fakturze pierwotnej lub data faktycznego świadczenia usługi dla klienta.
8. **Wprowadź stawkę VAT** – musi być identyczna jak na fakturze pierwotnej.
9. **Dodaj odniesienie do faktury pierwotnej** – wpisz numer i datę wystawienia faktury, na podstawie której wystawiasz refakturę.
10. **Sprawdź poprawność dokumentu** – zweryfikuj wszystkie dane przed ostatecznym wystawieniem.
Szczególne przypadki refakturowania
Refakturowanie mediów
Przy refakturowaniu kosztów mediów (prąd, gaz, woda) należy:
– Zachować tę samą stawkę VAT, co na fakturze pierwotnej
– Wskazać okres, którego dotyczy zużycie
– Dołączyć do refaktury kopię lub skan faktury pierwotnej (opcjonalnie, ale zalecane)
Przykład opisu na refakturze: „Refaktura kosztów energii elektrycznej za okres 01.01.2023-31.01.2023 według faktury nr FV/123/2023 z dnia 05.02.2023 wystawionej przez Dostawcę Energii S.A.”
Refakturowanie usług transportowych
W przypadku refakturowania kosztów transportu:
– Możesz dodać swoją marżę do ceny oryginalnej
– Musisz zachować tę samą stawkę VAT co na fakturze pierwotnej
– Powinieneś wskazać trasę i datę transportu
Refakturowanie kosztów najmu
Przy refakturowaniu kosztów związanych z najmem:
– Rozlicz koszty proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni (jeśli dotyczy)
– Wyraźnie określ, za jaki okres refakturujesz koszty
– Możesz załączyć sposób wyliczenia kosztów przypadających na najemcę
Najczęstsze błędy przy wystawianiu refaktur
Unikaj tych typowych pomyłek, które mogą prowadzić do problemów z organami podatkowymi:
1. **Zmiana stawki VAT** – na refakturze musi być taka sama stawka VAT jak na fakturze pierwotnej.
2. **Brak oznaczenia dokumentu jako refaktury** – zawsze wyraźnie zaznaczaj, że wystawiasz refakturę.
3. **Brak odniesienia do faktury pierwotnej** – zawsze podawaj numer i datę faktury, na podstawie której wystawiasz refakturę.
4. **Nieprawidłowa data sprzedaży** – data sprzedaży na refakturze powinna odpowiadać dacie z faktury pierwotnej lub dacie faktycznego świadczenia usługi.
5. **Zmiana opisu towaru/usługi** – nie modyfikuj znacząco opisu z faktury pierwotnej.
Wskazówka eksperta: Zawsze załączaj kopię faktury pierwotnej do refaktury – to ułatwi weryfikację w przypadku kontroli skarbowej.
Terminy i aspekty podatkowe refaktur
Refakturowanie wiąże się z określonymi terminami i obowiązkami podatkowymi:
1. **Termin wystawienia refaktury** – najlepiej wystawić ją niezwłocznie po otrzymaniu faktury pierwotnej, ale nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
2. **Moment powstania obowiązku podatkowego** – generalnie obowiązek podatkowy powstaje w tym samym momencie, co dla faktury pierwotnej.
3. **Ujęcie w deklaracji VAT** – refakturę ujmujesz w tej samej deklaracji VAT, w której rozliczasz fakturę pierwotną.
4. **Refaktura a przychód** – kwota refaktury stanowi twój przychód podatkowy, ale możesz odliczyć od niego koszt z faktury pierwotnej.
Prawidłowo wystawiona refaktura pozwala na legalne przeniesienie kosztów na inny podmiot, jednocześnie zachowując porządek w dokumentacji księgowej. Stosując się do powyższych wskazówek, unikniesz problemów podczas kontroli skarbowej i zapewnisz przejrzystość rozliczeń z kontrahentami.