Odpis aktu notarialnego można uzyskać na dwa sposoby – zamówić bezpośrednio w kancelarii notarialnej lub wystąpić o wydanie z archiwum. Pierwszy wariant jest szybszy i tańszy. Koszt odpisu waha się od 6 do kilkudziesięciu złotych, w zależności od typu dokumentu i miejsca jego pozyskania. Stawki regulują przepisy o opłatach notarialnych oraz ustawy o archiwach państwowych. Poniżej szczegółowe zestawienie aktualnych kwot.
Podstawowe rodzaje odpisów i ich ceny
Notariusz wydaje trzy typy odpisów aktu notarialnego. Odpis zupełny to pełna kopia aktu wraz z wszystkimi załącznikami i klauzulami – kosztuje 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Odpis skrócony zawiera tylko najważniejsze elementy dokumentu, bez pełnej treści oświadczeń stron – również 6 zł za stronę. Wyciąg z aktu to najbardziej okrojona forma, prezentująca wyłącznie podstawowe dane – tutaj również obowiązuje stawka 6 zł za stronę.
W praktyce większość aktów notarialnych to dokumenty kilkustronicowe. Standardowa umowa sprzedaży nieruchomości zajmuje zwykle 4-8 stron, co przekłada się na koszt 24-48 zł za odpis zupełny. Umowy darowizny czy działy spadku bywają dłuższe, szczególnie gdy dotyczą wielu nieruchomości lub skomplikowanych ustaleń między stronami.
Odpis w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym notariusza ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy, a jego koszt jest identyczny.
Opłaty za odpisy z repertorium A i B
Akty notarialne dzielą się na te z repertorium A (czynności notarialne stricte, jak umowy sprzedaży czy testamenty) oraz repertorium B (poświadczenia, uwierzytelnienia). Ta różnica wpływa na koszty pozyskania odpisu po latach.
Dla repertorium A obowiązują standardowe stawki – 6 zł za stronę niezależnie od wieku dokumentu, jeśli odpis wydaje kancelaria, która sporządziła akt. Sytuacja komplikuje się, gdy notariusz zakończył działalność, a akta trafiły do archiwum.
Repertorium B generuje zazwyczaj krótsze dokumenty. Poświadczenie podpisu to często jednostronicowy dokument, więc jego odpis kosztuje minimalną kwotę 6 zł. Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem również rzadko przekracza jedną stronę.
Dodatkowe koszty przy zamawianiu odpisu
Poza samym odpisem mogą pojawić się inne opłaty. Wysyłka dokumentu pocztą to koszt według cennika operatora – list polecony priorytetowy to wydatek około 12-15 zł, kurier 15-25 zł. Niektóre kancelarie oferują odbiór osobisty bez dodatkowych opłat.
Jeśli odpis wymaga apostille (poświadczenia dla dokumentów używanych za granicą), dochodzi opłata skarbowa 50 zł. Apostille nakłada się w sądzie okręgowym właściwym dla siedziby kancelarii notarialnej. Tłumaczenie przysięgłe odpisu to kolejny koszt – zazwyczaj 40-80 zł za stronę, zależnie od języka i tłumacza.
- Opłata skarbowa za apostille – 50 zł
- Tłumaczenie przysięgłe – 40-80 zł/strona
- Wysyłka pocztą – 12-25 zł
- Ekspresowe wydanie (niektóre kancelarie) – 20-50 zł
Odpisy z archiwum państwowego
Gdy notariusz zakończył działalność, jego akta trafiają do archiwum państwowego. Pozyskanie odpisu z archiwum to proces bardziej czasochłonny i droższy. Opłata za sporządzenie odpisu przez archiwum wynosi 15 zł za każdą rozpoczętą stronę – to 2,5 raza więcej niż w kancelarii.
Czas oczekiwania na odpis z archiwum to zazwyczaj 14-30 dni roboczych. W praktyce bywa różnie – niektóre archiwa realizują zamówienia sprawniej, inne potrzebują pełnego ustawowego terminu. Warto to uwzględnić, planując transakcje wymagające dokumentów.
Procedura wymaga złożenia wniosku wraz z danymi pozwalającymi zidentyfikować akt: imię i nazwisko notariusza, numer repertorium, data sporządzenia aktu. Im więcej informacji, tym szybsze odnalezienie dokumentu. Opłatę wnosi się przelewem na konto archiwum lub w kasie urzędu.
Jak znaleźć archiwum przechowujące akt
Akta notarialne trafiają do archiwum państwowego właściwego dla obszaru działania kancelarii. Notariusz z Warszawy przekazuje dokumenty do Archiwum Państwowego w Warszawie, notariusz z Krakowa – do archiwum krakowskiego. Problem pojawia się, gdy granice administracyjne zmieniły się od momentu sporządzenia aktu.
Najszybszy sposób to kontakt z prezesem sądu okręgowego, w którego okręgu działał notariusz. Wydział ksiąg wieczystych dysponuje informacją o losach akt po zakończeniu działalności kancelarii. Alternatywnie można sprawdzić na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, która publikuje informacje o zasobach poszczególnych archiwów.
Kto może zamówić odpis aktu
Nie każdy może otrzymać odpis cudzego aktu notarialnego. Prawo do odpisu mają strony aktu, ich spadkobiercy oraz osoby wykazujące interes prawny. Interes prawny to nie ciekawość – to konkretna potrzeba wynikająca z toczącego się postępowania, transakcji czy sprawy urzędowej.
Strona aktu otrzymuje odpis bez zbędnych formalności – wystarczy okazać dowód osobisty. Spadkobierca musi przedstawić dokument potwierdzający prawo do spadku (akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie sądu, europejskie poświadczenie spadkowe). Osoba trzecia składa wniosek z uzasadnieniem interesu prawnego.
Notariusz może odmówić wydania odpisu, jeśli uzna, że wnioskodawca nie wykazał wystarczającego interesu prawnego. Od takiej decyzji przysługuje zażalenie do sądu rejonowego – wydziału cywilnego.
Czas realizacji zamówienia
Kancelarie notarialne wydają odpisy zazwyczaj tego samego dnia lub następnego dnia roboczego. Zależy to od obłożenia kancelarii i sposobu złożenia zamówienia. Wizyta osobista często kończy się otrzymaniem dokumentu po 15-30 minutach oczekiwania.
Zamówienie telefoniczne lub mailowe wydłuża proces o czas potrzebny na weryfikację tożsamości wnioskodawcy i przygotowanie przesyłki. Realistyczny czas to 2-5 dni roboczych od złożenia wniosku do otrzymania dokumentu pocztą. Niektóre kancelarie oferują usługę ekspresową za dodatkową opłatą.
W pilnych przypadkach warto zadzwonić do kancelarii i umówić się na konkretną godzinę odbioru – większość notariuszy wychodzi naprzeciw takim prośbom.
Odpisy elektroniczne – nowoczesna alternatywa
Od kilku lat notariusze wydają odpisy w formie elektronicznej. Dokument otrzymuje się mailem jako plik PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza. Koszt jest identyczny jak papierowego odpisu – 6 zł za stronę, ale odpadają koszty wysyłki.
Odpis elektroniczny ma pełną moc prawną. Można go przedłożyć w urzędzie, banku czy sądzie. Instytucje coraz częściej akceptują takie dokumenty bez zastrzeżeń, choć zdarzają się jeszcze urzędy wymagające tradycyjnej formy papierowej.
Zaletą jest natychmiastowość – po zweryfikowaniu tożsamości wnioskodawcy i wpłacie należności, dokument trafia na skrzynkę mailową w ciągu kilku godzin. To rozwiązanie idealne, gdy odpis potrzebny jest szybko, a nie ma możliwości wizyty w kancelarii.
Sytuacje wymagające odpisu aktu
Odpis aktu notarialnego najczęściej potrzebny jest przy sprzedaży nieruchomości nabytej lata temu, gdy oryginalny egzemplarz zaginął. Banki finansujące zakup wymagają dokumentu potwierdzającego własność. Podobnie urząd skarbowy przy rozliczaniu ulgi mieszkaniowej lub podatku od spadków.
Postępowania sądowe to kolejna częsta przyczyna. Sprawa o dział spadku, rozliczenie majątku dorobkowego po rozwodzie, spór o zachowek – we wszystkich tych przypadkach sąd żąda przedłożenia aktów notarialnych dokumentujących nabycie nieruchomości czy zawarcie umowy majątkowej małżeńskiej.
- Sprzedaż nieruchomości – potwierdzenie własności dla kupującego i banku
- Postępowanie spadkowe – ustalenie składu majątku spadkowego
- Rozwód z orzekaniem o majątku – dokumentacja stanu posiadania
- Kredyt hipoteczny – weryfikacja tytułu własności przez bank
- Sprawy urzędowe za granicą – z apostille i tłumaczeniem
Warto pamiętać, że oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii – strony otrzymują wypisy, które są kopiami poświadczonymi za zgodność z oryginałem. Jeśli więc „zaginął akt notarialny”, w rzeczywistości zaginął wypis, a dokument bezpiecznie spoczywa w repertorium notariusza lub archiwum.